MailDepot Connectors

  • Die Maildepot-Konnektoren dienen dazu, E-Mails zu archivieren, ohne dass diese weiter im Mailfluss verarbeitet werden
  • Die E-Mail landet ausschließlich in dem dafür vorgesehenen Maildepot-Container, danach erfolgt keine Postfach-Zustellung mehr
  • Sinnvollerweise handelt es sich dabei in der Regel um Kopien von E-Mails
  • Mit den Maildepot-Konnektoren lässt sich somit die unternehmensinterne E-Mailarchivierung umsetzen
  • Je nach eingesetzter Mail-Infrastruktur muss der geeignete Konnektor gewählt werden
  • Zur Auswahl stehen SMTP, POP3 und Verzeichnisse als Dateischnittstelle
  • Die Konnektoren sind für Massenimport / Nacharchivierung nicht geeignet, dafür bietet sich der MailDepot Importer an
  • Der POP3 Konnektor besitzt entgegen dem SMTP Konnektor eine Verzögerung, da hier nur in Intervallen gepollt wird

Mit dem SMTP-Konnektor können E-Mails über das standardisierte SMTP-Protokoll in das Archiv zugestellt werden.
Verschiedene Mailserver (z.B. Postfix unter Linux) können beim Eingang einer E-Mail automatisch eine Kopie erzeugen und diese via SMTP zu einem anderem Mailserver weiterleiten. Hierbei ist dann der SMTP-Konnektor als Mailserver anzugeben.

Folgende Schritte sind für die Konfiguration des SMTP Konnektors notwendig:

  1. Klicken Sie auf "Start Service"
  2. Klicken Sie im Reiter Allgemein auf Aktivieren
  3. Wählen Sie die Netzwerkschnittstelle und den zugehörigen Port unter dem der SMTP Konnektor erreichbar sein soll (falls hier Port 25 gewählt werden soll, muss die eth0:MDcon Schnittstelle aktiviert sein)
  4. Setzen Sie den Hostname mit dem sich der STMP Service im Helo melden soll und wählen ein Verbindungstimeout (default 30 Sekunden)
  5. Aktivieren Sie TLS im Reiter TLS Settings, falls gewünscht und wählen das zu verwendende Zertifikat (dies muss im Vorfeld im Admin Webinterface -> Konfiguration -> SSL Zertifikate angelegt werden) sowie den gewünschten TLS Modus und zulässige Protokolle
  6. Im Reiter Authentifizierung können Sie eine IP Adress Beschränkung Zeilenweise im IPv4 Format anlegen und Zugangsdaten hinterlegen die für eine Anmeldung notwendig sein sollen
  7. Im Reiter erweitert können Sie bestimmen welche Adressen aus der E-Mail zur Bildung der Zugriffsberechtigung verwendet werden sollen
    Hierbei sind SMTP-Envelope, Mail Header und statische Adressen möglich
  8. Zusätzlich können Sie Nachrichtenkennzeichen (Use Custom message type tag) setzen,um jeder E-Mail ein Kennzeichen mitgegeben, das später über die Erweiterte Suche im Experten-Modus abgefragt werden kann.
  9. Speichern Sie die Einstellungen über den Button "Save Settings".

Die ACL Möglichkeiten von Schritt 7 im Überblick:

  • Nur SMTP Envelope
    Für die Zuordnung der E-Mail zum jeweiligen Benutzer wird die Empfängeradresse aus dem Übertragungsprotokoll genommen.
    Diese Methode ist nicht geeignet für eine journalbasierende E-Mailarchivierung, sondern vielmehr für zustellende Mailsysteme (auch speziell angefertige Scripte), die die Empfängeradressen einzeln im SMTP-Dialog mittels „RCPT TO:“ angeben.
  • Nur Mail Header
    Für die Zuordnung der E-Mail zum jeweiligen Benutzer wird die Empfängeradresse aus dem Header (Kopfzeilen) der E-Mail genommen (To:)
  • SMTP Envelope und Mail Header
    Für die Zuordnung der E-Mail zum jeweiligen Benutzer wird sowohl die Empfängeradresse aus dem Übertragungsprotokoll als auch aus dem Header genommen.
    Im Archiv werden also diejenigen E-Mails angezeigt, die eine der beiden Adressen beinhaltet, für die der Benutzer zuständig ist.
  • Zusätzliche Statische Adressen
    Zusätzliche statische E-Mail-Adressen, die Zugriff auf diese E-Mails erhalten, die über den SMTP-Konnektor archiviert wurden. Platzhalter oder gruppenbildende Zeichen (Regular Expressions) wie „*“ sind nicht erlaubt. Benutzen Sie ausschließlich eindeutige Adressen.

Im POP3-Konnektor können Postfächer konfiguriert werden, die regelmäßig via dem POP3-Protokoll ausgelesen werden.
Im Postfach vorhandene E-Mails werden dabei in den Spooler des Konnektors übertragen und anschließend gelöscht.
Die abgeholten E-Mails werden danach zum zentralen Archivspooler übertragen, dort werden sie in den Standard-Container archiviert.

Folgende Schritte sind für die Konfiguration des POP3 Konnektors notwendig:

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen
  2. Aktivieren Sie das POP3 Profil mit "Aktiviert"
  3. Geben Sie die Verbindungsparameter zum POP3 Server an (Hostname,Port,Verbindungssicherheit, Username,Passwort,Abhol Intervall, Timeout)
  4. Im Reiter Erweitert können Sie zusätzliche Statische E-Mail-Adressen für die Zugriffsberechtigung konfigurieren (zusätzliche E-Mail-Adressen, die Zugriff auf diese E-Mails erhalten sollen, nur Reguläre Adressen, keine Wildcards) sowie optional einen Custom message type setzen (Nachrichtenkennzeichen, damit später in der Erweiterten Suche im Experten Modus nach diesem Kennzeichen gesucht werden kann)
  5. Speichern Sie die Einstellungen mit "Save"

Mit der Verzeichnisüberwachung (Directory Watcher) können die E-Mails, die als Datei im angegebenen Verzeichnis abgelegt wurden, abgeholt und direkt im zentralen Archivspooler abgespeichert werden.
Die E-Maildatei wird anschließend im überwachten Verzeichnis gelöscht.

Folgende Schritte sind für die Konfiguration der Verzeichnisüberwachung notwendig:

  1. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie "Aktiviert"
  2. Wählen Sie den zu überwachenden Pfad und ob Unterordner ebenfalls durchsucht werden sollen
  3. Konfigurieren Sie den Suchparameter (z.B. *.eml)
  4. Legen Sie das Intervall für die Prüfung des Verzeichnisses fest
  5. Im Reiter Erweitert können Sie zusätzliche Statische E-Mail-Adressen für die Zugriffsberechtigung konfigurieren (zusätzliche E-Mail-Adressen, die Zugriff auf diese E-Mails erhalten sollen, nur Reguläre Adressen, keine Wildcards) sowie optional einen Custom message type setzen (Nachrichtenkennzeichen, damit später in der Erweiterten Suche im Experten Modus nach diesem Kennzeichen gesucht werden kann)
  6. Speichern Sie die Einstellungen mit "Save"

Sie können weitere Zugriffsberechtigungen über eine ACL-Datei erteilen, sowohl auf Verzeichnisebene, als auch auf E-Mail-Dateibasis.

Verzeichnisweise

  • Erstellen Sie in dem gewünschten Unterverzeichnis eine Textdatei namens rdxmaildepot.rdxacl
  • Tragen Sie die gewünschten E-Mail-Adressen, für die die zusätzliche Berechtigung erteilt werden soll, Zeile für Zeile ein.
  • Die Adressen müssen eindeutig sein, Platzhalter etc. sind nicht erlaubt und werden nicht berücksichtigt.
  • Beispiel:
    thomas@reddoxx.com
    administrator@reddoxx.com

Dateiweise

  • Erstellen Sie im gleichen Verzeichnis, in der die E-Maildatei liegt, eine Datei mit gleichem Namen, aber mit der Dateiendung .rdxacl
  • Beispiel:
    xyz.eml
    xyz.rdxacl