Mit den Archiv Richtlinien kann man bestimmen, welche E-Mails archiviert - und welche nicht archiviert werden.
Aus verschiedenen Gründen kann es gewünscht sein, dass bestimmte E-Mails nicht archiviert werden sollen.
Ist das Archiv generell aktiviert, werden standardmäßig alle E-Mails archiviert.
Mit einer Richtlinie können Sie verhindern, dass E-Mails, die mit einem definierten Muster der Betreffzeile, des Absenders oder des Empfängers übereinstimmen, archiviert werden.
Auch die Quelle einer Mail sowie deren Größe können als Richtlinie angewendet werden um E-Mails von der Archivierung auszuschließen.
Richtlinien können hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden
Richtlinien werden der Reihenfolge nach von oben nach unten abgearbeitet
Die Reihenfolge kann via Drag & Drop oder über die Pfeile in der rechten Spalte angepasst werden
Ein kurzfristiges deaktivieren der Richtlinie ist in den Einstellungen der entsprechenden Richtlinie möglich
Wenn die Bedingungen einer Richtlinie auf eine bestimmte E-Mail zutreffen, endet die Abarbeitung der Richtlinien an diese Stelle
Bedingungen innerhalb einer Richtlinie (Mail Source, Betreff, Absender, Empfänger, Größe) sind mit UND verknüpft, Nur wenn alle Bedingungen zutreffen, wird die definierte Aktion ausgeführt
Folgende Schritte sind für die Erstellung einer Richtlinie notwendig:
Wählen Sie "Hinzufügen" um eine neue Richtlinie zu erstellen
Vergeben Sie Name, Kommentar und Aktion (archivieren, nicht archivieren)
Falls gewünscht, setzen Sie die Richtlinie auf "Deaktiviert", dann wird die Richtlinie nur angelegt, aber nicht beachtet
Konfigurieren Sie die Suchmuster, die auf die Richtlinie zutreffen sollen, die unterschiedlichen Suchmuster (Mail Source, Betreff, Absender, Empfänger, Größe) sind dabei UND verknüpft!
Speichern Sie die Richtlinie
Ändern Sie falls gewünscht, die Reihenfolge der Richtlinie durch einen Rechtsklick auf die erstellte Richtlinie und die Auswahl der Priorisierung
Die Einstellungen der verschiedenen Muster sind wie folgt:
Mail Source:
Wählen Sie die Quelle der E-Mail (Custom source Tags beziehen sich auf die Custom Message Type Tags die im SMTP Konnector und den POP3 Konnectoren konfiguriert werden können)
Der Custom message type Tag muss dabei eine Zahl größer oder gleich 10000 sein
Betreff Muster:
Betreffmuster können einen Stern ( * ) als Wildcard enthalten
wenn die Groß und Kleinschreibung berücksichtigt werden soll, kann dies aktiviert werden
Absender Muster:
Für Absender ist ein Stern ( * ) sowohl als Wildcard für die Mailboxadresse als auch den Domainnamen zulässig
Empfänger Muster:
Beispiel: *@meinefirma.*. Dies trifft auf alle Empfänger zu, die im Domänennamen “meinefirma” beinhaltet, egal welcher TLD (top level domain) sie angehört
Die Option "Jeder Empfänger muss adressiert sein" bestimmt, dass die Policy nur angewendet wird, wenn eine E-Mail an alle Empfänger dieser Liste adressiert wurde
Die Option "Lokale Empfängeradressen vergleichen" lässt die Richtlinie nur dann anwenden, wenn der Empfänger der Appliance bekannt ist (über Empfängerprüfung Local oder LDAP)
Größe der Nachricht:
Geben Sie die gewünschte Größe ein und wählen Sie die dafür entsprechende Aktion aus
Wählen Sie zwischen Anwenden, wenn die Nachricht größer ist als der Wert oder Anwenden, wenn die Nachricht kleiner ist als der Wert