Archive Tasks

Archive Tasks sind planbare und regelmäßige Aufgaben, die eine Aktion (Task Typ, beispielsweise Kategorisieren) auf archivierte E-Mails auslösen.
Der Funktionsumfang überschneidet sich teilsweise mit den Kategorie Richtlinien, jedoch ist die Task insgesamt mächtiger.
Die nachfolgende Tabelle zeigt die möglichen Aktionen und wesentlichen Unterschiede zwischen Archive Tasks und Archiv Kategorie Richtlinien:

Task Kategorien-Richtlinien
Basiert auf Container Basiert auf Kategorien
Frei definierbarer Scheduler Startet alle 24 Stunden
Aktionen: Verschieben, Kopieren, Löschen, Exportieren und Kategorisieren Aktionen: Verschieben, Kopieren, Löschen, Exportieren
Baut auf einer Suche auf Baut auf bereits kategorisierten E-Mails auf

Die Archive Taskliste gibt Ihnen einen guten Überblick über Ihre einzelnen Tasks.
Wichtig dabei ist der Status, der anzeigt, ob eine Task fehlerfrei gelaufen ist.
Fällt beispielsweise der externe Datenträger aus, so kann die Task verständlicherweise keine Daten mehr lesen oder schreiben.
Sie können aber nach dem Wiederherstellen der Datenspeicher die Task manuell starten und den zuletzt erfolglosen Lauf wiederholen.

Achten Sie darauf, dass Sie keine Container oder ganze Datenträger aushängen, während noch Tasks aktiv sind oder starten könnten.
Tasks können z.B. einfach über das Kontextmenü kurzzeitig deaktiviert werden.
 
Ist eine Task bereits gelaufen, so merkt sie sich, welche E-Mails beim letzten Lauf durchsucht wurden.
Beim nächsten Lauf werden nur noch die neu dazu gekommenen E-Mails berücksichtigt.
Das gilt auch dann, wenn Sie die Suchanfrage mittlerweile geändert haben!

Folgende Funktionen stehen in der Taskliste, bzw. via Rechtsklick zur Verfügung:

  • Hinzufügen: Fügt eine neue Task hinzu
  • Bearbeiten: Bearbeitet eine Task und deren Einstellungen, der Task Typ kann jedoch nachträglich nicht geändert werden
  • Kopieren: Erstellt eine Kopie mit den Inhalten der Vorlage
  • Löschen: Löscht eine Task
  • Start: Startet die Abarbeitung einer Task
  • Stop: Beendet die Abarbeitung einer Task
  • Aktivieren: Aktiviert eine Task
  • Deaktivieren: Deaktiviert eine Task
  • Aktualisieren: Aktualisiert die Anzeige

Folgende Schritte sind zur Erstellung einer Task notwendig:

  1. Wählen Sie Hinzufügen um eine neue Task zu erstellen.
  2. Vergeben Sie einen Namen für die Task.
  3. Wählen Sie den Task Typ (Verschieben, Kategorisieren, Löschen, Kopieren, Exportieren).
    Mails können aus einem Container nur gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungszeit im Container überschritten ist.
  4. Wählen Sie Quelle und Ziel entsprechend dem Typ.
    Bei einer Kategorisierungs Task kann die Mail auch nur als Vorschlag der Kategorie hinzugefügt werden.
  5. Legen Sie fest, ob die Task auch bei einem auftretenden Fehler dennoch weiter durchgeführt werden soll.
  6. Wechseln Sie auf den Reiter Abfrage und erstellen ein gewünschtes Filter Muster ("Abfrage bearbeiten").
    Mit AND / OR wählen Sie ob mehrere Abfragen mit UND bzw ODER verknüpft werden sollen.
    Weitere via Add Rule hinzugefügte Suchkriterien sind dann ebenfalls mit dieser Verknüpfung versehen.
    Wollen Sie zusätzlich eine Abfrage anderweitig verknüpfen, wählen Sie "Gruppe hinzufügen" und passen dann in dieser Gruppe die gewünschte Verknüpfung an.
    Eine Suche kann über not negiert werden.
    Die Suchabfrage kann über den Button "Abfrage testen" geprüft werden.
    Im Expertenmodus kann die Suche manuell angepasst werden.
    Die Suche nach einer ACL ermöglicht hier als Work Around Suche nach E-Mail-Adressen die Ziffern beinhalten, dabei muss die E-Mail-Adresse exakt (keine Teilstrings oder Wildcards) eingeben werden und alle Buchstaben müssen klein geschrieben werden.
    Schliessen Sie die Konfiguration der Suchparameter mit "OK" ab.
  7. Wechseln Sie in den Reiter Zeitplaner und wählen ob die Task Sofort, oder zu einer bestimmten Zeit ausgeführt werden soll und ob die Task in einem regelmäßigen Intervall oder nur einmalig durchgeführt werden soll.
  8. Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen der neuen Task.

Hinweis zu Export Tasks:
Bei einem Export Task werden E-Mails im .eml Format exportiert und eine zugehörige .json Datei mit den Headerinformationen im ausgewählten Speicherpfad angelegt.

Die Liste kann durch Klicken auf den Spaltennamen sortiert werden.
Folgende Spalteninformationen sind dabei verfügbar:

  • Name: Der Name der Task, der in der Liste angezeigt wird. Der Name kann verändert werden.
  • Typ: Art der Task, z.B. Kategorisieren, Verschieben, Kopieren, Löschen oder exportieren
  • Quelle: Quelle der Task (Container)
  • Target: Ziel der Aktion (Container / Kategorie)
  • Status: Der aktuelle Status dieser Task (Idle, Disabled, Running)
  • Letzte Dauer:
    Dauer der letzten Ausführung. Dieser Wert ist hilfreich für die Optimierung der System-Performance.
    Vermeiden Sie Tasks mit langer Ausführungsdauer, die in zu kurzen Abständen wiederholt werden.
  • Letzter Status: Succeeded (Erfolgreich), Error (Es gab einen Fehler, dieser wird in der Spalte letzter Fehler angezeigt)
  • Fortschritt: n/a falls keiner Verfügbar ist, oder Prozentangabe, wenn Task gerade läuft
  • Letzter Fehler: Fehlerangabe falls letzter Status einen Fehler gebracht hat
  • Ausführungsanzahl: Zeigt an, wie oft dieser Task bereits gelaufen ist.
  • Intervall: Die Häufigkeit, wann die Task wieder zu starten ist.
  • Letzter Start: Zeitpunkt des letzten Starts der Task.
  • Letzter Erfolg: Zuletzt erfolgreiches Beenden der Task.
  • Nächster Start: Der nächste Ausführungszeitpunkt dieser Task.