Mit Archivkategorien können Sie Ihre archivierten E-Mails in Bereiche gruppieren, auf die bestimmte Aktionen (Kopieren, Verschieben, Exportieren, Löschen) mit Hilfe von Richtlinien angewendet werden können.
Die Zuordnung einer E-Mail zu einer Kategorie erfolgt entweder durch einen automatisch laufenden Task oder durch das manuelle Zuordnen durch privilegierte Benutzer oder durch den Controller, der vorgeschlagene Kategorisierungen bestätigt.
Kategorien werden ausschließlich durch den Administrator erstellt und können mittels Zugriffsberechtigungen (ACLs) gewünschten Benutzergruppen zur Verfügung gestellt werden.
Folgende Funktionen stehen in der Ansicht zur Verfügung:
Ordner hinzufügen:
Ein Ordner gruppiert Kategorien und sorgt für mehr Überblick
Es sind beliebig viele Ordner und Unterordner möglich
Ordner löschen:
Beim Löschen eines Ordners bleiben die sich darin liegenden Elemente (Unterordner und Kategorien) erhalten
Diese müssen selbst gelöscht werden
Wird ein Ordner gelöscht, so werden die darin verbleibenden Elemente eine Ebene weiter oben angezeig
Kategorie hinzufügen:
Erstellt eine neue Kategorie
Kategorie bearbeiten:
Bearbeitet eine Kategorie
Kategorie umbenennen:
Ändert lediglich den Namen der Kategorie geändert, der in der Liste ersichtlich ist
Tasks und Richtlinien verweisen nach wie vor auf die gleiche Kategorie, da sie über eine interne GUID referenziert sind
Kategorie löschen:
Eine zu löschende Kategorie darf in keiner Task oder Richtlinie mehr eingebunden sein
Ein Löschen der Kategorie löscht nicht automatisch die dazugehörige Richtlinie, gegebenenfalls erscheint bei den Richtlinien ein Fehlerstatus
Vorsicht! – es erscheint keine Sicherheitsabfrage, die Kategorie wird sofort gelöscht!
Folgende Schritte sind für die Erstellung einer Archiv Kategorie notwendig:
Wählen Sie einen Ordner unter dem die Kategorie angelegt werden soll bzw. erstellen Sie zunächst über "Ordner hinzufügen" einen neuen Ordner
Wählen Sie Kategorie hinzufügen
Vergeben Sie einen Namen für die Kategorie
Wechseln Sie in den Reiter Zugriffskontrolle und wählen Sie Benutzer / Gruppen aus (Benutzer oder Gruppe hinzufügen) und setzen die Zugriffsberechtigungen auf die Kategorie
Lesen (eigene): Diese Kategorie ist nun für die ausgewählten Benutzer in ihrer Benutzerkonsole sichtbar, sie können aber nur ihre eigenen E-Mails dieser Kategorie lesen und zustellen.
Lesen (alle): Diese Kategorie ist nun für die ausgewählten Benutzer in ihrer Benutzerkonsole sichtbar und können alle E-Mails dieser Kategorie lesen und zustellen.
Vorschlagen: Die Benutzer dürfen eine E-Mail für diese Kategorie vorschlagen. Die Controller bearbeiten die Vorschläge sukzessiv in der Benutzerkonsole.
Zuordnen: Die Benutzer dürfen eine E-Mail für diese Kategorie zuordnen.
Löschen: Die Benutzer dürfen E-Mails aus dieser Kategorie entfernen. Die E-Mail wird dabei aber nicht gelöscht.
Speichern Sie die angelegte Kategorie und öffnen diese via Bearbeiten oder Doppelklick erneut
Wechseln Sie in den Reiter Richtlinien und fügen Sie eine neue Richtlinie hinzu
Hier können Sie den Namen der Richtlinie vergeben,
Die Zeitbasis nach Laufzeit in Quellcontainer oder Kategorie wählen,
Den Zeitraum auswählen ab wann die Aktion ausgeführt werden soll,
Die gewünschte Aktion wählen (verschieben, löschen, kopieren, exportieren),
Den Quell + Zielcontainer (oder das Zielverzeichnis) entsprechend setzen
Die Richtlinie speichern.
Wählen Sie optional im Reiter Kontrolleure Benutzer / Gruppen aus, die die Vorschläge der Kategoriesierung in ihrer Benutzerkonsole bearbeiten sollen
Definieren Sie im Reiter Voting Policy eine Abstimmungsrichtlinie, wenn keine Bearbeitung der Kontrolleure innerhalb eines Zeitraumes stattgefunden hat, oder es zu Konflikten bei der Abstimmung kam
Als Aktion nach Zeitüberschreitung sind Keine, Report, Verschieben, Vorschlagen, Zusagen oder Ablehnen möglich
Als Aktion bei Konflikten kann ebenfalls zwischen Keine, Report, Verschieben, Vorschlagen, Zusagen oder Ablehnen gewählt werden
In der Richtlinien Übersicht werden die bereits erstellten Richtlinien aufgelistet und können dort bearbeitet, gelöscht, sowie manuell ausgeführt werden.
Bitte beachten Sie, dass wenn Sie mehrere Richtlinien für eine Kategorie erstellen, diese sich nicht ausschließen oder blockieren.
z.B. Verschieben von E-Mails während danach Exportiert werden soll, kann dazu führen, dass es nach dem Verschieben nichts mehr zum Exportieren gibt, je nachdem, wann welche Richtlinie startet.
Achten Sie ebenfalls darauf, dass Sie nicht durch verkettende Aktionen in den Abstimmungsrichtlinien Kategorisierungsvorschläge endlos kreisen lassen!